Theo Nghị định 06/2021/NĐ-CP, hồ sơ hoàn thành công trình được hiểu là tập hợp các hồ sơ, tài liệu có liên quan tới quá trình đầu tư xây dựng công trình cần được lưu lại khi công trình được vào sử dụng.

Cụ thể, hồ sơ hoàn công bao gồm tất cả những tài liệu, lý lịch hoặc nhật ký được lưu lại trong quá trình xây dựng công trinh. Bao gồm:

- Phê duyệt đầu tư, phê duyệt dự án: Các tài liệu liên quan đến việc các cơ quan thẩm quyền, hoặc chủ đầu tư chấp thuận kế hoạch đầu tư và dự án xây dựng công trình.

- Biên bản khảo sát xây dựng, bản vẽ thiết kế công trình: Bao gồm tài liệu về khảo sát và thiết kế kỹ thuật của công trình.

- Dự toán chi phí: Các bảng tính, tài liệu liên quan đến ước tính chi phí xây dựng công trình.

- Thi công công trình: Các hồ sơ, tài liệu, các hình ảnh tiến độ từng hạng mục được thi công về quá trình thi công công trình.

- Các hồ sơ và tài liệu khác liên quan đến quá trình thi công công trình nếu có.

Tức là, tất cả các hồ sơ và tài liệu liên quan đến quá trình xây dựng nên một công trình từ đầu đến khi hoàn thành được gọi là hồ sơ hoàn công. Sau khi hoàn tất quá trình xây dựng thì hoàn công là thủ tục cuối cùng hợp thức hóa công trình xây dựng về mặt pháp lý. Do đó, hoàn công là bước vô cùng quan trọng sau khi hoàn thành dự án. Hồ sơ hoàn công có vài trò quan trọng như sau:

- Là cơ sở để thanh lý, quyết toán phục vụ công tác kiểm toán, thanh tra công trình của cơ quan nhà nước, của chủ đầu tư.

- Phục vụ công tác nghiệm thu các giai đoạn, hạng mục hoàn thành công trình của đơn vị giám sát.

- Giúp cơ quan quản lý trực tiếp công trình nắm được đầy đủ cấu tạo, thực trạng công trình nhằm khai thác hiệu quả và có các biện pháp tu sửa, cải tạo để duy trì tuổi thọ sử dụng công trình.

- Là cơ sở để thiết kế phương án bảo vệ công trình lâu dài.

- Hỗ trợ các cơ quan, quản lý trong việc nghiên cứu và tìm hiểu thông tin dễ dàng về công trình khi có sự cố xảy ra.

Tóm lại, hồ sơ hoàn công là bộ văn bản và tài liệu rất quan trọng và có vai trò quan trọng trong quá trình xây dựng, vận hành và quản lý công trình xây dựng. Việc tạo ra hồ sơ hoàn công đầy đủ và chính xác là cần thiết để đảm bảo sự hoàn thiện và bền vững của công trình.

          Các yêu cầu về hồ sơ hoàn công công trình xây dựng có thể thay đổi theo từng trường hợp cụ thể; được kiểm tra với cơ quan chức năng nhằm đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin.

          Bạn cũng cần nhận được chứng nhận hoàn công và chấp nhận từ cơ quan chức năng liên quan. Chứng nhận này có giá trị để xác nhận rằng dự án đã hoàn thành tuân thủ tất cả các quy định và tiêu chuẩn liên quan.

Việc hoàn công một dự án xây dựng tại Việt Nam cũng bao gồm việc thực hiện các biện pháp bảo vệ môi trường và chứng nhận dự án đã đáp ứng các yêu cầu về chất lượng.

          Thêm nữa các cơ quan chức năng liên quan tùy thuộc vào loại công trình xây dựng và vị trí của nó. Nó có thể là cơ quan quản lý xây dựng, cơ quan quản lý môi trường, cơ quan PCCC, cơ quan an toàn và sức khỏe công nhân hoặc cơ quan quản lý đất đai, tùy thuộc vào trường hợp cụ thể

Hồ sơ hoàn công cần được xác nhận bởi nhiều bên liên quan

Hồ sơ hoàn công của một công trình xây dựng sẽ cần được xác nhận bởi nhiều bên liên quan, sẽ tùy theo từng trường hợp cụ thể, nhưng cơ bản sẽ bao gồm các bên sau đây:

          Tất cả các bên có liên quan nêu trên phải xác nhận bằng việc ký và đóng dấu mộc đỏ trong hồ sơ hoàn công công trình, đảm bảo xác nhận công trình đã được hoàn thành với chất lượng tốt cũng như tuân thủ các quy định liên quan.

          Trong Luật xây dựng Việt Nam chưa có thông tin chi tiết về hình thức của hồ sơ hoàn công, kích thước hay cách trình bày cụ thể. Tuy nhiên, hồ sơ hoàn công phải bao gồm tất cả các tài liệu cần thiết để chứng minh rằng công trình đã hoàn thành theo quy định và chất lượng yêu cầu.

          Theo Luật Xây Dựng Việt Nam, chủ đầu tư cần lưu trữ hồ sơ hoàn công công trình xây dựng trong vòng 05 năm kể từ ngày ký kết hợp đồng hoàn thành công trình.

          Hồ sơ này bao gồm các tài liệu, bản vẽ, chủ yếu là trên giấy liên quan đến công trình, chứng từ về thanh toán, bản vẽ, bảng giá, bản hợp đồng, văn bản xác nhận hoàn thành công trình và các tài liệu liên quan khác.

Thực sự không có quy định về số lượng bộ hồ sơ hoàn công cần in ra. Nó tùy thuộc vào nghiệp vụ và yêu cầu cụ thể của dự án xây dựng và thỏa thuận của các bên. Như vậy bản gốc sẽ có ít nhất là 1 bộ. Từ bản gốc đã được xác nhận của các bên liên quan, có thể tiến hành photocopy bản chính để lưu trữ và sử dụng khi cần thiết.

          Các cơ quan chức năng có thể yêu cầu chủ đầu tư cung cấp bản sao của hồ sơ hoàn công công trình xây dựng cho việc kiểm tra, giám sát hoặc xử lý các vấn đề liên quan đến công trình. Ngoài ra, cơ quan chức năng cũng có thể lưu trữ bản sao của hồ sơ hoàn công để tiện cho việc quản lý, giám sát và bảo trì công trình.

          Như vậy, hồ sơ hoàn công cần in tối thiểu một bản, sau đó có thể photocopy và sao y thành nhiều bản khác nhau để sử dụng cho các bên liên quan khi cần khi có yêu cầu.